通話或聊天結束後，依 AI 找到的內容寄送電子郵件提醒

不是每件事都需要在客戶還在的時候處理。當飼主對這次就診不滿意，柳溪動物 醫院的經理瑪雅·林想先讀完整段對話——連摘要一起——再回電。對話進行到一半 就通知太早了：投訴可能都還沒說完。

這是對話結束後的提醒。 對話洞察 在對話結束後讀取它，找到你在找的東西時就把標籤放上去，而標籤上的工作流程 會把採取行動所需的一切寄進你的信箱，不必打開應用程式。

如果你想在客戶還在說話時就聽到某個請求——例如回電——請改看 即時電子郵件提醒。

是什麼寄出這封郵件

三個部分，每一個都是你能檢查的一步：

1. 智慧體對話洞察上的一個欄位。 柳溪的櫃檯跟進有一個叫投訴的 是／否欄位，擷取指引寫著什麼時候答案是「是」：「客戶對就診、帳單 或受到的對待方式感到不滿。」
2. 那個欄位開啟產生為標籤。答案是「是」時，對話就會帶上 投訴 標籤。
3. 一個在 投訴 標籤被加上時啟動、把郵件寄出的提醒工作流程。

列舉欄位也行：它的標籤是 AI 挑選的那個值，例如 緊急，工作流程就 監聽那個值。

郵件什麼時候寄達

郵件在對話洞察執行時寄出，也就是對話結束之後：

所以聊天結束幾分鐘後、通話一結束，郵件就會到瑪雅的信箱。如果網站訪客在 那之前就回來了，對話就只是繼續進行下去。

請 Octo 建好

跟 Octo 說要找什麼、寄給誰。如果欄位還不存在，兩件事一次說：

請在櫃檯的對話洞察加一個「投訴」是／否欄位，用於客戶對就診、帳單或受到的
對待方式感到不滿的時候。然後當對話被加上「投訴」標籤時，寄電子郵件到
maya@willowcreekvet.example。

Octo 會在儲存之前，把欄位和工作流程都給你看。它建出來的工作流程：

• 在 投訴 標籤被加到對話上時啟動；
• 連同上下文一起讀取對話：客戶、摘要、對話洞察找到了什麼，還有最近訊息；
• 把這些做成郵件寄出，主旨帶著客戶的名字，或 「一位網站訪客」。

要寄給工作區以外的人嗎？ 當地址不是工作區的成員時，Octo 會在儲存前先 問你，並說明將會寄送什麼：客戶的電話號碼、電子郵件和訊息。

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郵件裡有什麼

這封郵件的設計，是讓你在手機上就能採取行動：

• 客戶是誰：名字，聊天裡沒留下時則是 「一位網站訪客」，連同電話號碼 和電子郵件。選擇不接收的號碼會標著 「已選擇不接收電話和簡訊」。兩者 都沒有紀錄時，郵件會直接說明，而不是留下一個空格。
• 有號碼或地址可用時的撥打電話與寄送電子郵件按鈕。
• AI 摘要：幾句話說明這段對話在講什麼，用智慧體的語言寫成。
• 我們發現的資訊：對話洞察的答案，一個欄位接一個欄位列出。
• 對話的最近訊息，每則都標著發送者的名字和時間：客戶的名字（沒有名字時 是客戶）、AI 回覆標著智慧體的名字（櫃檯）、團隊成員的回覆標著 工作人員。
• 開啟對話：直接跳到收件匣裡的那段對話。

當摘要比對話還舊時，郵件會說明：「在最近 1 則訊息之前產生」，或 「來自較早的分析」。

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收件匣裡：摘要與提醒列

/conversations 裡的同一段對話，會顯示提醒留下的兩樣東西：

• 對話頂端的 AI 摘要，標示為 AI 摘要，附 展開、重新分析與 詳細資料。
• 時間軸裡的一列提醒紀錄，帶著一個鈴鐺圖示，出現在郵件寄出的那一刻：

只會加標籤、打標記或寫草稿的工作流程不會增加任何列，所以時間軸顯示的是 真正送到人面前的東西，而不是每一個跑過的自動化。

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每個標籤只執行一次

工作流程在標籤被加上時啟動。投訴 一旦上了某段對話，同一個對話後面 再出現的第二次投訴，會發現它已經在那裡，不會寄出第二封郵件。

在訊息管道上，客戶可能一連好幾天陸續寫訊息，對話因此可能被分析不止一次。 如果較後的分析答案是「否」，標籤會被拿下來；如果更新的分析又答「是」， 標籤會放回去，提醒就再執行一次。

當你希望每個請求都各自提醒、而且立刻提醒，那正是 Live 的用途。

把測試對話擋在外面

智慧體測試頁面和試用語音裡的對話，照樣會被分析，所以會送出真的提醒。 這在第一次想看看那封郵件時很有用。之後就對 Octo 說：

只提醒真實的對話。

它會加上一個關於對話來源的篩選條件，測試頁面、試用語音和測試批次就不再 啟動提醒。

接下來

• 在一通對話上讀懂對話洞察的結果 ——郵件背後的那些答案，以及怎麼修正其中一個。
• 客戶在聊天或通話中要求回電時的即時電子郵件提醒 ——提醒等不到對話結束的時候。