Email 自動化
六種信箱型態、三種回覆模式、一個收件匣。
Email 能力會接上你既有的信箱 —— Google 或 Microsoft、個人或共用 —— 並從裡面處理客戶信件，距離由你逐信箱、逐對話串決定。什麼都不會被搬移，也不會新增轉寄規則。
support@harbourdental.com 草稿
草稿 已存到草稿匣
收件者dana.whitfield@example.com
主旨Re: 牙齒缺角 —— 這禮拜看得到嗎？
Dana 您好，
很遺憾聽到您牙齒的狀況 —— 我們正是為了這種情況保留了當週的時段，而我已經把您的訊息標記給櫃檯，他們今天早上會回撥給您。
港灣牙醫診所
這封草稿是一封真正的 Gmail 草稿，就在你本來就會用手機查看的那個草稿匣裡。核准會更新那同一封草稿並把它寄出。
或者，直接開口問
用 Email 改變你信箱的行為。
模式、草稿和對話串狀態 —— 就在你本來待著的那個 App 裡交辦。
Gmailfrom:octo mailbox
Octosupport@ 已切換為擬稿待核准 — 你的草稿匣裡有 6 封在等上午 8:14
Octo目前狀況：Halvorsen 那條對話串 — 11 封信，已摘要週一
Octobookings@ 已重新連接 — 授權原本被撤銷了週五
Inboxsupport@ 已切換為擬稿待核准
D我上午 8:12
這禮拜剩下的時間，support@ 都改成擬稿。我想在寄出前先讀過每一封。
OOcto上午 8:14
好了。回信現在會被寫好並留在你真正的草稿匣裡，所以你手機上也看得到。目前有 6 封在等。個別對話串仍然可以往兩個方向覆寫這個設定。
Octo線上
halvorsen 那條現在怎樣了
十一封信。他們 2 號要求退款，我們提供了折抵，現在他們又再要求一次退款。
那條先停掉 AI，我自己回
只在那一條上暫停。support@ 的其他對話串照常運作。
mackenzie 那封有人回了嗎？
有 —— Marcus 下午 4:12 直接在 Gmail 裡回了。我在寄件備份匣看到，就停手了。
#omniocto4 位成員
MRMarcus上午 10:05
@Octo 幫 Kepler Ltd 那封發票問題擬一封回信
OOctoAPP上午 10:05
處理中 🔧(執行draft_email_reply…)
已用 bookings@ 的簽名檔擬好。它在草稿匣裡 —— 在那裡核准，或在這裡核准都可以。 (edited)
👍 23 則回覆 · 最後一則於 8 分鐘前
DWDana上午 10:22
核准了。另外把 bookings@ 切回自動
Email octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto
- 個人 Gmail
- 單一個 @gmail.com 帳號，登入即可連接 —— 很多小型企業實際上就是靠它在跑，而我們把它當成一等公民。
- Google Workspace
- 你自己網域下的 Workspace，由擁有該信箱的人來連接。
- 代寄別名
- 一條寄到 support@ 的對話串會從 support@ 回覆，即使底層連接的是某個人的帳號。
- Google 群組
- 群組信件是從 Google 在投遞時蓋上的 List-Id 標頭辨識的，所以處理的是群組的信，而監看者自己的個人信件不會被動到。
- Microsoft 365
- 你租用戶底下的使用者信箱，由擁有者連接。
- Outlook.com
- 消費者版 Outlook 和 Hotmail 地址的連接方式，和企業版完全相同。
- 自動模式
- 回覆立即寄出，給那些你寧可從來不用看到的信。整段往來仍然在你的收件匣裡可以讀。
- 擬稿待核准模式
- 回覆會被寫好並留給真人。沒有人按下傳送，就不會有東西到客戶手上。
- 純真人模式
- 這條對話串上完全不跑 AI。信件仍然會進共用收件匣，一樣被指派和貼標籤。
- 逐對話串覆寫模式
- 模式是信箱上的預設值，而任何單一對話串都能往兩個方向覆寫它。對話串自己的選擇永遠優先。
- 草稿在你真正的草稿匣裡
- 草稿是透過 Gmail 或 Outlook 自己的草稿 API 建立的，所以它會出現在你手機的郵件 App 裡。核准會更新那同一封草稿並寄出，不留孤兒。
- 核准、編輯或捨棄 —— 防重複寄送
- 核准只在訊息仍是草稿時被接受，所以誤按第二次、過期的分頁或被重試的請求，都不可能把同一封回信寄出兩次。
- 同事回覆同步
- 除了收件匣，寄件備份匣也在被監看，所以直接打在 Gmail 或 Outlook 裡的回信會落到這裡的對話串上，客服代理也會停止處理它。
- 全部回覆也安全的對話串處理
- 對話串處理依循郵件標準而不是靠猜，所以回信會寄給該收到的人，並保持對話完整。
- 五種語言的引用內容剝除
- 引用歷史會在客服代理讀取訊息之前剝除，包含 Gmail 和 Outlook 用英文、法文、德文、西班牙文和中文寫的回覆標頭。一條十二封信的對話串不會又從頭被回一次。
- 雙向附件
- 附件可以收也可以送，上限 25 MB，而不是被無聲丟棄。
- 含變數的罐頭回覆
- 存好的回覆會填入聯絡人變數，給那些你每週都要寄的答案。
- 逐管道簽名檔
- 每個連接的信箱都帶著自己的簽名檔，所以 support@ 和 bookings@ 的署名不會一模一樣。
- 滾動對話串摘要
- 超過大約八封信之後，對話串上會維護一份摘要，所以下一個打開它的人是從事情目前的狀態開始。
- 含聯絡人自動完成的撰寫
- 從共用收件匣開一條新對話串，收件人欄位會自動完成你的聯絡人。
- 自動回覆與迴圈過濾
- 休假通知、退信通知和機器人地址會被辨識並丟棄，而不是被回覆，背後有四層獨立的迴圈防護。
- 連線健康看門狗
- 供應商的信箱監看會依排程到期，所以系統會提前續期，而不是任它失效。被撤銷的授權會跳出提示，而不是一片沉默。
這些能力支撐什麼