أرسل تنبيه بريد إلكتروني بعد مكالمة أو محادثة، بناءً على ما وجده الذكاء الاصطناعي

ملاحظة: لا توجد واجهة عربية لهذه الميزة بعد، فواجهة المنصّة كلها تظهر بالإنجليزية — وبريد التنبيه نفسه يعرض تسمياته بالإنجليزية. لذلك تُنقَل النصوص المقتبَسة من الواجهة أدناه بالإنجليزية كما تظهر فعليًا، بدل أن تُترجَم أو تُختلَق بالعربية.

ليس كل شيء يحتاجك بينما العميل لا يزال موجودًا. حين يكون مالك حيوان أليف غير راضٍ عن زيارة، أرادت مايا لين، مديرة عيادة ويلو كريك البيطرية، أن تقرأ المحادثة كاملة مع ملخص قبل أن تتصل بهم. ومنتصف المحادثة وقت مبكر جدًا: قد تكون الشكوى ما تزال في طور التشكل.

ذلك تنبيه بعد المحادثة. يقرأ Dialog Insight المحادثة بعد انتهائها، ويوضع تصنيف حين يجد ما سألتَ عنه، ويرسل سير عمل على ذلك التصنيف إليك بريدًا فيه كل ما تحتاجه للتصرف دون فتح التطبيق.

أما الطلب الذي تريد أن تسمع عنه بينما العميل ما يزال يتحدث، كمعاودة الاتصال، فانظر تنبيهات البريد الإلكتروني الفورية.

ما الذي يرسل البريد

ثلاث قطع، وكل واحدة منها خطوة يمكنك التحقق منها:

1. حقل في Dialog Insight الخاص بالوكيل. في متابعات مكتب الاستقبال — وهو Dialog Insight العيادة — حقل Yes / No اسمه شكوى، وتوجيه استخراجه يحدد متى تكون الإجابة Yes: أن يكون العميل غير راضٍ عن زيارة أو فاتورة أو عن طريقة معاملته.
2. Emit as label على ذلك الحقل. حين تكون الإجابة Yes تحصل المحادثة على تصنيف شكوى.
3. سير عمل تنبيه يبدأ حين يُضاف تصنيف شكوى، ويرسل البريد.

وحقل Enum يصلح أيضًا: تصنيفه هو القيمة التي اختارها الذكاء الاصطناعي، مثل عاجل، وسير العمل ينصت لتلك القيمة.

متى يصل البريد

يخرج البريد حين يعمل Dialog Insight، أي بعد انتهاء المحادثة:

فيصل البريد إلى مايا بعد دقائق من الدردشة، وفور انتهاء المكالمة. وإن عاد زائر الموقع قبل ذلك، فقد استمرت المحادثة ببساطة من حيث انقطعت.

ابنِه بمخاطبة Octo

أخبر Octo ما ينبغي أن يبحث عنه ومَن يرسل إليه. وإن لم يكن الحقل موجودًا بعد، فاطلب الاثنين معًا:

أضف حقل Yes / No باسم "شكوى" إلى Dialog Insight الخاص بوكيل مكتب الاستقبال،
لكل حالة يكون فيها العميل غير راضٍ عن زيارة أو فاتورة أو طريقة معاملته. ثم
أرسل بريدًا إلى maya@willowcreekvet.example كلما حصلت محادثة على تصنيف شكوى.

يعرض لك Octo الحقل وسير العمل قبل حفظ أيٍّ منهما. وسير العمل الذي يبنيه:

• يبدأ حين يُضاف تصنيف شكوى إلى محادثة؛
• يقرأ المحادثة مع سياقها: العميل والملخص وما وجده الـ Dialog Insight والرسائل الأخيرة؛
• يرسل ذلك في البريد، وفي سطر الموضوع اسم العميل، أو “a website visitor”.

ترسل إلى أحدهم خارج مساحة عملك؟ حين لا يكون العنوان عضوًا في مساحة العمل، يسأل Octo قبل الحفظ ويقول ما سيُرسَل: رقم هاتف العميل وبريده ورسائله.

انقر للتكبير

ماذا يحتوي البريد

البريد مكتوب ليُتصرَّف بناءً عليه من هاتف:

• مَن هو العميل: اسمه، أو “a website visitor” إن لم تعطِ الدردشة اسمًا، مع رقم هاتفه وبريده. ورقم طلبَ عدم الاتصال به يقول عنه البريد “Opted out of calls and texts”. وإن لم يكن أحدهما مسجلًا، قال البريد ذلك بدل أن يترك فراغًا.
• زرا Call وEmail، حين هناك رقم أو عنوان يمكن استخدامه.
• AI summary: بضعة جمل عن موضوع المحادثة، بلغة الوكيل.
• What we found: إجابات الـ Dialog Insight، حقلًا حقلًا.
• Recent messages من المحادثة، كلٌّ منها تحت اسم كاتبها ووقتها: اسم العميل (أو Customer إن لم يكن له اسم)، واسم الوكيل في ردّ الذكاء الاصطناعي (Front desk)، أو Staff لفريقك، ثم التاريخ والوقت.
• Open conversation، ينقلك إليها مباشرة في صندوق الوارد.

وحين يكون الملخص أقدم من المحادثة، يقول البريد ذلك: “Written before the last message”، أو “From an earlier analysis”.

انقر للتكبير

في صندوق الوارد: الملخص وصفّ التنبيه

وتعرض المحادثة نفسها في /conversations شيئين خلّفهما التنبيه:

• ملخص الذكاء الاصطناعي أعلى المحادثة، معنون AI summary، ومعه More وRe-analyze وDetails.
• صفّ تنبيه في الخط الزمني، معه جرس، في اللحظة التي خرج فيها البريد:

وسير العمل التي تكتفي بالتصنيف أو الوسم أو صياغة مسودة لا تضيف صفوفًا، فيعرض الخط الزمني ما وصل إلى شخص، لا كل أتمتة عملت.

انقر للتكبير

يعمل مرة واحدة لكل تصنيف

يبدأ سير العمل حين يُضاف التصنيف. وبمجرد أن يوضع شكوى على محادثة، تجد شكوى ثانية لاحقة في المحادثة نفسها التصنيفَ موضوعًا أصلًا، فلا يخرج بريد ثانٍ.

وعلى قنوات المراسلة قد تُحلَّل المحادثة أكثر من مرة، لأن العميل يواصل الكتابة على مدى أيام. فإن أجاب تحليل لاحق بإجابة No رُفع التصنيف؛ وإن أجاب تحليل أحدث بإجابة Yes من جديد، عُيِّن التصنيف من جديد وعمل التنبيه مرة أخرى.

وحين ينبغي أن ينبّه كلُّ طلبٍ على حدة وفورًا، فهذا ما وُضع Live من أجله.

أبقِ المحادثات التجريبية خارجها

تُحلَّل محادثات صفحة اختبار الوكيل وفي Try Voice كأي محادثة أخرى، فترسل تنبيهات حقيقية. وهذا مفيد مرة واحدة، لترى البريد. وبعد ذلك اطلب من Octo:

لا تنبّه إلا على المحادثات الحقيقية.

يضيف مرشِّحًا على مصدر المحادثة، فلم تعد صفحة الاختبار ولا Try Voice ولا دفعات الاختبار تبدأ التنبيه.

إلى أين بعد ذلك

• قراءة نتيجة Dialog Insight على محادثة — الإجابات التي يقوم عليها البريد، وكيف تصحح واحدة منها.
• تنبيهات بريد إلكتروني فورية حين يطلب العميل معاودة اتصال أثناء الدردشة أو المكالمة — حين لا يستطيع التنبيه انتظار انتهاء المحادثة.