Traga suas conversas e contatos do app WhatsApp Business

Assim que um número do app WhatsApp Business é conectado, o Omni Octo pede ao WhatsApp que compartilhe duas coisas do app no seu celular: seus contatos e seu histórico de conversas. Você não clica em nada para isso. O que você faz é manter o app aberto e acompanhar o status na página do canal.

Para a Fernhill Cake Studio, isso significa que o último meio ano de conversas de pedidos — o bolo de aniversário de três andares, a cliente que sempre pergunta sobre cobertura sem castanhas — chega em /conversations, e as pessoas por trás delas chegam em /contacts, antes de a IA responder a qualquer um.

Uma vez por conexão

O WhatsApp permite essa importação uma vez por conexão, e só logo depois dela: o Omni Octo pede assim que você conecta e, se o WhatsApp estiver indisponível por um momento, continua pedindo por até 24 horas. Duas escolhas que você faz no app decidem o que volta:

• Histórico de conversas. Durante a conexão, o WhatsApp pergunta no app se você quer compartilhar o histórico de conversas. Se você disse não, não há histórico para importar.
• Contatos. O compartilhamento de contatos também é uma configuração do app.

Para importar de novo mais tarde — digamos que você recusou o histórico e mudou de ideia — você desconecta no app e conecta de novo. Isso está explicado no fim deste guia.

O que é trazido

O cartão de conexão resume em uma linha: “Importamos as conversas dos últimos 180 dias. Fotos e arquivos vêm apenas dos últimos 14 dias, e conversas em grupo não são importadas.”

Mantenha o app WhatsApp Business aberto no celular até a importação terminar. A tela de conexão concluída diz isso, e a página do canal também, enquanto a importação está em andamento.

Acompanhe na página do canal

Abra /channels e clique no número — ou em Ver o progresso da importação na tela de conexão concluída. A página do canal tem um cartão com o título App WhatsApp Business, e a importação fica ali.

A linha do topo

Uma frase diz em que pé está tudo:

Enquanto a importação avança, a página se atualiza sozinha; você não precisa recarregá-la.

Uma linha para contatos e outra para o histórico de conversas

Abaixo dessa frase há duas linhas, Contatos e Histórico de conversas (últimos 6 meses), cada uma com o próprio status:

Abaixo de cada status, o cartão conta o que chegou — 212 contatos importados, 3.400 mensagens em 186 conversas — e a última linha abaixo das duas diz quando chegou o lote mais recente: Última atualização há 3 minutos.

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Quando termina

O proprietário do espaço de trabalho é avisado uma vez, em dois lugares: o sino de Notificações do painel e um e-mail. O título depende de como foi:

O aviso traz os totais e diz o que falta — por exemplo, “O histórico de conversas não foi compartilhado — o compartilhamento de histórico está desativado no app WhatsApp Business.” O e-mail tem links para a caixa de entrada, para seus contatos e para as configurações do canal, e lembra onde se ajusta Devolver à IA automaticamente.

Como fica uma conversa importada

Abra /conversations. As conversas importadas ficam junto com as outras, ordenadas pelo momento em que a última mensagem foi realmente enviada — uma conversa de março não vai para o topo só porque chegou hoje.

Dentro de uma conversa:

• Suas mensagens enviadas pelo app aparecem no verde do WhatsApp, com o ícone do app WhatsApp Business no lugar do avatar e a linha Enviado pelo app WhatsApp Business no celular do titular da conta. As respostas do próprio Omni Octo — as suas pela caixa de entrada ou as da IA — mantêm as cores de sempre, então dá para saber sempre quais foram digitadas no celular.
• As mensagens do cliente aparecem como qualquer mensagem de cliente.
• Uma foto ou um arquivo aparece como uma linha no lugar dele: o que era — Foto, Vídeo, Mensagem de voz, Documento — e depois ”· veja no app WhatsApp Business do celular do titular da conta”. Se tiver mais de 14 dias, o WhatsApp não o descreve e aparece Mídia indisponível, com a mesma indicação. O arquivo em si fica no celular.

Uma conversa que contém apenas histórico importado é guardada como Resolvida, e não como não lida: esses clientes escreveram há semanas ou meses, e nada neles precisa de você hoje. A próxima mensagem do cliente reabre a conversa e, a partir daí, ela funciona como qualquer outra.

Importar uma conversa não dispara nada: a IA não responde mensagens importadas, e nenhum fluxo de trabalho começa por causa delas.

Escrever primeiro para alguém da importação

Uma mensagem importada não abre a janela de 24 horas do WhatsApp. Para escrever a um cliente cuja última mensagem para você está só no histórico importado, envie um modelo aprovado — quando uma mensagem do WhatsApp precisa ser um modelo explica a regra, e enviar um modelo a partir de uma conversa mostra como fazer isso de dentro da conversa. Quando o cliente responder, você pode escrever livremente.

Seus contatos em /contacts

Cada número dos contatos do app vira um contato em /contacts, com o nome com que você o salvou no app:

• Um número que já está no Omni Octo — de uma importação de CSV, de uma lista de campanha ou de um cliente que já escreveu antes — é associado a esse contato em vez de ser adicionado duas vezes. O nome dele no Omni Octo continua o mesmo. O total do cartão conta os contatos que a importação criou.
• Uma conversa que chegou antes do contato recebe o nome salvo quando o contato chega, para as conversas não ficarem mostrando só um número.
• Um contato que você salvar depois no app também é trazido.
• Excluir um contato da agenda do app não o exclui do Omni Octo. O contato pode ter outros canais, estar em uma lista ou ter conversas que você quer manter. Exclua-o em /contacts se quiser removê-lo daqui também.

Se algo não foi trazido

Quando uma linha termina como Não importado ou Importado em parte, o cartão diz primeiro o que não mudou:

Seu agente de IA continua respondendo as mensagens novas — só não tem conversas anteriores como referência.

(Essa linha aparece quando o que falta é o histórico de conversas.) Abaixo dela há um item recolhido, Quer tentar de novo?:

O WhatsApp permite a importação só uma vez por conexão. Para tentar de novo, desconecte o número no app WhatsApp Business (Configurações → Conta → Business Platform) e reconecte aqui. Os dispositivos vinculados são desconectados de novo, o login da Meta é refeito e a IA não responde este número até você reconectar — cerca de 5 minutos.

É opcional. Se você for em frente:

1. No app, vá em Configurações → Conta → Business Platform e desconecte. Se o que você quer é o histórico de conversas, decida desde já compartilhá-lo quando o WhatsApp perguntar de novo.
2. De volta à página do canal, clique em Reconectar e siga os passos de continue usando o app WhatsApp Business. O número volta como o mesmo canal, com as conversas dele.
3. O Omni Octo pede de novo ao WhatsApp, e o cartão recomeça do zero. Mensagens que já estão aqui não são guardadas uma segunda vez.

Desconecte no app em vez de excluir o canal no Omni Octo: excluir e restaurar o canal não faz um novo pedido ao WhatsApp.

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Para onde ir depois

• Quando você responde pelo celular, a IA dá um passo atrás — o que acontece com uma conversa quando você responde pelo app.
• Quando o WhatsApp desconecta seu número — cada motivo e o que reconectar faz.