ضعه في العمل

ملاحظة: لا توجد واجهة عربية لهذه الميزة بعد، فواجهة المنصّة كلها تظهر بالإنجليزية. لذلك تُنقَل النصوص المقتبَسة من الواجهة أدناه بالإنجليزية كما تظهر فعليًا، بدل أن تُترجَم أو تُختلَق بالعربية.

الوكيل الجديد مُشغَّل لكن لا أحد يستطيع الوصول إليه. وضعه حيث يوجد العملاء خطوة واحدة لكل قناة، وكلها تتم في تبويب Channels للوكيل — أو في جملة إلى Octo.

وكيل Maple Street Tutoring مكتوب ومُختبَر. والآن يذهب إلى فقاعة الدردشة على الموقع، ورقم هاتف المركز، وWhatsApp الخاص به.

تبويب Channels

افتح الوكيل من /agents واختر Channels. من الأعلى إلى الأسفل:

يسرد Available Channels القنوات التي وصلتها بالفعل. إن كان رقمك أو صندوق بريدك غير موجود، فصِله أولًا — إعداد موظف استقبال هاتفي بالذكاء الاصطناعي لرقم هاتف، وما تحتاجه للبريد الإلكتروني — فيظهر هنا.

انقر للتكبير

ضعه على قناة

لكل بطاقة في Available Channels زر واحد، وتسميته تخبرك بما يفعله النقر عليه:

• Answer calls here / Answer messages here — لا أحد يجيب على هذه القناة بعد. انقره فيجيب هذا الوكيل عليها ويستطيع الإرسال منها. ترى “Deployed to” واسم القناة.
• Take over calls / Take over messages — وكيل آخر يجيب هنا بالفعل، والبطاقة تسمّيه: “Front Desk currently answers calls here”.

تعرض بطاقة رقم الهاتف معاينة للنتيجة تحت “After this, the agent would have:” — Inbound، وOutbound بعد توثيق الرقم.

وكيل واحد يجيب، وعدة وكلاء يرسلون

للقناة وكيل واحد بالضبط يجيب عليها، وأي عدد من الوكلاء يستطيعون الإرسال منها. هكذا يستطيع Maple Street أن يجعل وكيل الاستقبال يجيب على الهاتف بينما يُجري وكيل التذكيرات مكالمات من الرقم نفسه.

يفتح Take over calls نافذة Replace inbound route: القناة، وصف Now بالوكيل الذي يجيب اليوم، وصف After بهذا الوكيل، و:

“Only answering calls moves. Both agents keep outbound and can still place calls from this channel.”

وفي قناة مراسلة يقول “Only replying to messages moves…” و*“…can still send messages from this channel.”*. انقر Replace inbound؛ ويسمّي التأكيد الوكيلين كليهما — الجديد يجيب، والسابق يحتفظ بالصادر.

البطاقة بعد وضعه على القناة

تنتقل القناة إلى Other channels، كبطاقة فيها اسم القناة وحالتها وصفّان:

حين لا يجيب أحد، تقول البطاقة “Calls to this channel are received and logged, but no agent replies.” (“Messages…” في قناة مراسلة). وعلامة تحديد الوكيل المجيب مقفلة في Edit: “This agent answers the channel, so it stays reachable.” ولإزالته، أعطِ Answers لوكيل آخر أولًا.

ويحصل رقم الهاتف الموثَّق أيضًا على Test outbound →، الذي يفتح مكالمة من /conversations.

أزِله من قناة

تفتح أيقونة سلة المهملات على البطاقة Remove deployment:

“Remove the Front desk line deployment? The channel stays configured, but the agent will stop answering calls on it and will no longer be able to place calls from it.”

يبقى الرقم أو صندوق البريد متصلًا، جاهزًا لوكيل آخر. ويؤكد Remove ذلك.

أو اطلب من Octo

قل لـ Octo “ضعي وكيل Maple Street على رقم WhatsApp الخاص بنا”، أو سمِّ رقم الهاتف. إن لم يكن أحد يجيب على تلك القناة، يجيب الوكيل عليها ويستطيع الإرسال منها.

وإن كان وكيل آخر يجيب هناك بالفعل، تضع Octo وكيلك للإرسال فقط وتخبرك بذلك — فهي لا تنقل حركة حيّة بعيدًا عن وكيل يعمل ما لم تطلب. قل “اجعليه يجيب بدلًا منه” فيتولى الإجابة؛ ويواصل الوكيل الآخر الإرسال، تمامًا كما مع Replace inbound.

ولقوالب WhatsApp، راجع متى يجب أن تكون رسالة WhatsApp قالبًا.

على موقعك الإلكتروني

انقر Add Webchat Widget، وأعطها Label — “A name to identify this widget deployment.”، مثل Main website — وانقر Create Widget. تصل إلى صفحة الأداة، Widget Configuration:

Preview بجانبها “Updates live as you edit”؛ ويحتفظ Save Changes بالتعديلات. وتحت Settings، اختر Website Platform لتحصل على تعليمات تثبيت خطوة بخطوة لها. كود التضمين تحت التبويبات مع زر Copy — الصقه في موقعك مرة واحدة، والتغييرات اللاحقة على الأداة تصل إلى الموقع دون لصق جديد.

بعدها يصبح لكل أداة بطاقة في تبويب Channels فيها Configure وCopy Embed. أو اطلب من Octo أن “تضعه على موقعي” فتبني الأداة بألوان موقعك.

رقم تجربة للاختبارات الصادرة

إن كان لدى مساحة عملك رقم التجربة المشترك، فإنه يظهر كبطاقة Trial number تسرد الدول التي يصل إليها، و*“Outbound only — nobody can call this number and reach this agent.”*

انقر Use for outbound calls ليتصل هذا الوكيل منه. يخدم وكيلًا واحدًا في كل مرة: حين يستخدمه وكيل آخر يكون الزر Use this agent instead، وتقول البطاقة “One agent at a time — choosing this one releases the other.” ويعيده Stop using. راجع ما تحتاجه قبل أن تستطيع Octo الاتصال بأحد قبل المكالمات الحقيقية.

أخبر المتصلين أنه ذكاء اصطناعي

في تبويب Try Voice، تحدّد بطاقة AI + recording disclosure ما يسمعه المتصل أولًا — “Spoken before anything else on every call this agent places or answers.” وهي مفعّلة للوكيل الجديد. أبقِها مفعّلة.

• What the caller hears — اتركه فارغًا لاستخدام النص الافتراضي، “This call is handled by an AI assistant and may be recorded.” أو اكتب نصك الخاص، حتى 500 حرف: “مرحبًا، لقد وصلت إلى المساعد الذكي لـ Maple Street Tutoring. قد تُسجَّل هذه المكالمة.”
• Play a recording instead (optional) — اختر أو ارفع ملف mp3 أو m4a أو ogg لتشغيل صوتك الخاص حرفيًا. وعلى خط صوتي فوري (realtime) توصي البطاقة بذلك، لأن تلك النماذج تعيد صياغة النص بدل قراءته كما هو.

انقر Save disclosure settings. وإن أوقفته، تحذّر البطاقة:

“Many jurisdictions require callers to be told they’re speaking with an AI and that the call is recorded, and two-party-consent regions require agreement before recording at all. You remain responsible for complying with the law wherever you call.”

انقر للتكبير

أوقفه مؤقتًا

المفتاح أعلى تبويب Overview يُظهر Enabled أو Disabled. وإيقافه يسألك:

“Disable this agent? It will stop responding on every channel — chat, SMS, email and phone calls — and campaigns using it will skip their remaining calls.”

تبقى قنواته كما هي؛ شغّله من جديد فيعود للإجابة عليها. وشغّل الوكيل قبل أن تضعه على قناة جديدة.

حين لا يجيب

افحص ثلاثة أشياء، بهذا الترتيب:

ولوكيل هاتف لا يزال لا يردّ، يذهب لماذا لا يعمل وكيلك الصوتي أبعد من ذلك.

كل ما يتعامل معه يظهر في تبويب Conversations الخاص به — انقر أيًّا منها لتفتحه في /conversations. وهناك، يضيّق مرشّح Agent صندوق الوارد كله إلى هذا الوكيل إلى جانب مرشّحاتك الأخرى.

قبل أن يعمل فعليًا في أي مكان، اختبره قبل أن يفعل عملاؤك؛ ولتغيير ما يقوله بعد أن يعمل، علّمه ماذا يقول وكيف يتصرف.