お客さまへのメールを、あなたが返すとおりに。
AIによるメール顧客対応では、いま使っているサポート用のメールボックス — GmailまたはOutlook — をつなぎ、そこからお客さまに返信します。距離感を決めるのはあなたです。AIが自分で送信するのか、あなた自身のDraftsフォルダに下書きを残して承認を待つのか、まったく手を出さないのかを、メールボックスごとにも、スレッドごとにも選べます。
メールの処理は、プランに含まれるクレジットから消費されます。つなぐのは、すでにご契約中のメールボックスそのものです — 新しいアドレスも、転送ルールも要りません。
あるいは、ひとこと頼むだけ
メールボックスが製品です。これがそのつまみ。
いまいるスレッドから離れずに、振る舞いを変える。
Inbox顧客メール38件を処理
31件に回答、7件を下書きにしてあります。1件はエスカレーションで、Keplerからの返金依頼です。これはあなたの判断です。自動応答11件は返信せずに破棄したので、ループは起きていません。
返金の話が出てるものには一切回答しないで。全部下書きにして。
@Octo support@ で人待ちになってるのは?
対応中 🔧(実行中get_conversations…)
下書き7件とエスカレーション1件です。下書きのうち2件は1日以上経っています。 (edited)
👀 23件の返信 · 最終返信 8分前
さっき3件、Gmailで直接返しといた
メール octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto
スイッチではなく、つまみ
3つのモード。メールボックスごとに、そしてスレッドごとに。
お客さま向けのメールにAIを使うときの不安は、「書けるのか」ではありません。「何を送ってしまうのか」です。だから任せる度合いは設定になっていて、初期値は慎重な側に寄せてあり、気になるスレッドだけをほかから引き離すこともできます。
AIが書き、あなたが送る。
返信が作成され、あなた自身のGmailまたはOutlookのDraftsフォルダに下書きとして保存されます。手を入れるか、承認するか、捨てるか。人が送信を押さないかぎり、お客さまには何も届きません。
AIが書いて、送る。
できれば目にも入れたくないメール — 注文状況、営業時間、いつもの5つの質問 — のために。返信はすぐに送られ、やり取りはそのまま受信トレイに残っているので、あとから読めます。
AIは手を出さない。
そのスレッドではAIはまったく動きません。メールはこれまでどおり共有受信トレイに届き、担当が割り当てられ、ラベルも付きますが、返信は一言一句、人が書きます。
スレッド個別の設定は、メールボックスの既定より優先されます。手ごわいお客さまが一人いれば、そのスレッドだけを「人のみ」に移せます。ほかは何も変わりません。
両方のプロバイダに
6つのメールボックスの形、接続の手順はひとつ。
サポート用の受信トレイが、ただのアカウント1つであることはめったにありません。共有メールボックスだったり、エイリアスだったり、3人で見ているGroupだったりします。6つの形はどれも同じ手順でつながり、つないだあとの振る舞いも同じです。
個人のGmail
@gmail.comのアカウント1つ — 小さな会社が実際に使っているのは、これだったりします。
Google Workspace
Workspace上のご自身のドメイン。アカウントの持ち主がつなぎます。
you@yourcompany.comWorkspaceの共有メールボックス
誰もログインしないメールボックスを、Workspaceの管理者がドメイン全体の委任でつなぎます。そのための手順書も用意しています。
support@yourcompany.comGoogle Group
チーム全員が購読しているアドレス。メンバーそれぞれに届いた複製ではなく、Group自体のメールを扱います。
Microsoft 365
M365のユーザーメールボックス、または共有メールボックス。Groupに紐づくものも含みます。
Outlook.com
個人向けのOutlookやHotmailのアドレスも、法人向けのものと同じように使えます。
エイリアスからの送信にも対応しているので、返信はお客さまが宛てたアドレスから出ていきます。
すべてが届く場所
メールが、別の場所ではなくなります。
月曜にメールをくださり、木曜に電話をくださったお客さまは、ひとつのリストの、ひとつの物語です。
- Dana Whitfield Re: 歯が欠けました — 今週みていただけますか? 下書き完成 20:42
- +1 206 ··· ···· 伝言を承りました — 明朝の折り返しをご希望 返信済み 20:41
- Marcus Reid 当日仕上げのクラウンはやっていますか? 返信済み 19:15
- billing@northvale.co 請求のお問い合わせ — 3月の明細に相違があります あなた宛て 16:02
- サイト訪問者 土曜は何時まで開いていますか? 返信済み 15:48
スレッドのリストはひとつ、検索もひとつ、ラベルもひと揃い。ここに並ぶメールの行は、Gmailの中にあるスレッドそのものです。複製ではなく、それを見るためのもうひとつの窓です。
ひとつの受信トレイに、17のチャネル
メールのスレッドが、WhatsApp、SMS、ウェブチャット、進行中の通話と並びます。担当の割り当て、ラベル、ステータス、検索は、そのすべてに共通です。月曜にメールをくださり、木曜に電話をくださったお客さまは、ひとつの物語として読めます。
担当の割り当て · ラベル · ステータス · 全文検索読むのは、新しい部分だけ
引用された履歴は、エージェントがメッセージを見る前に取り除かれます。GmailとOutlookが英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、中国語で書き込む返信ヘッダーの形を使っています。長いスレッドが、また頭から答えられることはありません。
引用履歴の除去 · 5つの言語系統自動返信が、火種になりません
不在通知、配信エラーの通知、bot宛てのアドレスは、答えるのではなく認識して破棄します。その後ろに独立した4層があるのは、ここで防いでいるのが、誰も起きていない時間に走り続けるメールループだからです。
4層のループ防止 · 自動応答の検出長いスレッドは、要約を持ちます
おおよそ8通を超えると、そのスレッドに更新され続ける要約が保たれます。次に開いた人が — エージェントでも人でも — いまの状況から始められます。
スレッドの更新型の要約下書きは、本物のDraftsフォルダにあります
別のタブにあるレビュー用の待ち行列ではありません。下書きはGmailまたはOutlookの下書きそのものなので、いつも使っているメールアプリから、スマホでも承認できます。
GmailやOutlookの標準の下書きよくある質問
実際によく聞かれること。
- 私が見る前にメールを送ってしまいますか?
- そう指示したときだけです。チャネルごとに既定のモード — 自動送信、承認待ちの下書き、人のみ — があり、個別のスレッドでそれを上書きできます。多くの方はまずすべてのメールボックスを下書きモードで始め、1週間ぶんの下書きを読み、手を入れなくなったスレッドから緩めていきます。
- どんなメールボックスにつなげられますか?
- 実際によく使われている2つのプロバイダで、6つの形に対応しています。個人のGmailアカウント、Google Workspaceのアカウント、ドメイン全体の委任でつなぐWorkspaceの共有メールボックス、Google Group、Microsoft 365(ユーザーのメールボックスまたは共有メールボックス)、そして個人向けのOutlook.comです。エイリアスからの送信にも対応しているので、返信はあなた個人からではなくsupport@から出ていきます。
- 同僚がGmailから直接返信したときは、どうなりますか?
- 同期されます。受信トレイだけでなく送信済みフォルダも見ているので、同僚がGmailで打った返信もこちらのスレッドに現れ、エージェントはその質問がすでに答えられたことを把握します。もう一度答えてしまうことはありません。
- 不在通知の自動返信と、ループになりませんか?
- なりません。自動応答や休暇中の返信は検出して破棄し、お客さまからの問い合わせとしては扱いません。その後ろには、独立した4層のループ防止があります。ここで防いでいるのは、一晩じゅう回り続けるメールループです。
- 毎回、引用されたスレッド全体を読んでしまいませんか?
- 読むのは新しい部分だけです。引用された返信履歴は、エージェントが見る前に受信本文から取り除かれます — GmailとOutlookが英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、中国語で書き込む返信ヘッダーも含めてです。12通に伸びたスレッドが、また頭から答え直されることはありません。
- とても長いスレッドではどうなりますか?
- スレッドがおおよそ8通を超えると、その横に更新され続ける要約が保たれます。エージェントも、次に引き継ぐ人も、1通目からではなく、いま実際にどうなっているかから始められます。
続けて読む
ほかに任せられる仕事。
メールの処理は、プランに含まれるクレジットから消費されます。つなぐのは、すでにご契約中のメールボックスそのものです — 新しいアドレスも、転送ルールも要りません。