お客さまへのメールを、あなたが返すとおりに。

AIによるメール顧客対応では、いま使っているサポート用のメールボックス — GmailまたはOutlook — をつなぎ、そこからお客さまに返信します。距離感を決めるのはあなたです。AIが自分で送信するのか、あなた自身のDraftsフォルダに下書きを残して承認を待つのか、まったく手を出さないのかを、メールボックスごとにも、スレッドごとにも選べます。

メールの処理は、プランに含まれるクレジットから消費されます。つなぐのは、すでにご契約中のメールボックスそのものです — 新しいアドレスも、転送ルールも要りません。

あるいは、ひとこと頼むだけ

メールボックスが製品です。これがそのつまみ。

いまいるスレッドから離れずに、振る舞いを変える。

from:octo support@
Octo顧客メール38件を処理 — 送信31、下書きで残したもの718:00
Octoエスカレーション: Keplerが返金を希望 — この件には回答していません15:14
Octo自動応答11件を破棄 — 不在通知とバウンス、返信はしていません火曜

Inbox顧客メール38件を処理

OOcto18:00

31件に回答、7件を下書きにしてあります。1件はエスカレーションで、Keplerからの返金依頼です。これはあなたの判断です。自動応答11件は返信せずに破棄したので、ループは起きていません。

D自分18:12

返金の話が出てるものには一切回答しないで。全部下書きにして。

Octoオンライン
support@ はいま自分で送ってる?19:15 ✓✓
はい、自律モードです。やり取りはすべて受信トレイに残っていて、読めます。19:15
月曜まで下書きにして19:16 ✓✓
切り替えました。返信は実際の下書きフォルダに入るので、スマホのメールアプリにも出ます。19:16
配送の質問だけはそのまま送っていい19:18 ✓✓
そのスレッドは自律のままにします。スレッド個別の設定は、常にメールボックスの既定より優先されます。19:18
メッセージ
#omnioctoメンバー4人
DWDana11:30

@Octo support@ で人待ちになってるのは?

OOctoAPP11:30

対応中 🔧(実行中get_conversations…)

下書き7件とエスカレーション1件です。下書きのうち2件は1日以上経っています。 (edited)

👀 2

3件の返信 · 最終返信 8分前

MRMarcus11:52

さっき3件、Gmailで直接返しといた

メッセージ #omniocto

メール octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto

スイッチではなく、つまみ

3つのモード。メールボックスごとに、そしてスレッドごとに。

お客さま向けのメールにAIを使うときの不安は、「書けるのか」ではありません。「何を送ってしまうのか」です。だから任せる度合いは設定になっていて、初期値は慎重な側に寄せてあり、気になるスレッドだけをほかから引き離すこともできます。

下書き

AIが書き、あなたが送る。

返信が作成され、あなた自身のGmailまたはOutlookのDraftsフォルダに下書きとして保存されます。手を入れるか、承認するか、捨てるか。人が送信を押さないかぎり、お客さまには何も届きません。

自動送信

AIが書いて、送る。

できれば目にも入れたくないメール — 注文状況、営業時間、いつもの5つの質問 — のために。返信はすぐに送られ、やり取りはそのまま受信トレイに残っているので、あとから読めます。

人のみ

AIは手を出さない。

そのスレッドではAIはまったく動きません。メールはこれまでどおり共有受信トレイに届き、担当が割り当てられ、ラベルも付きますが、返信は一言一句、人が書きます。

スレッド個別の設定は、メールボックスの既定より優先されます。手ごわいお客さまが一人いれば、そのスレッドだけを「人のみ」に移せます。ほかは何も変わりません。

両方のプロバイダに

6つのメールボックスの形、接続の手順はひとつ。

サポート用の受信トレイが、ただのアカウント1つであることはめったにありません。共有メールボックスだったり、エイリアスだったり、3人で見ているGroupだったりします。6つの形はどれも同じ手順でつながり、つないだあとの振る舞いも同じです。

個人のGmail

@gmail.comのアカウント1つ — 小さな会社が実際に使っているのは、これだったりします。

Google Workspace

Workspace上のご自身のドメイン。アカウントの持ち主がつなぎます。

you@yourcompany.com

Workspaceの共有メールボックス

誰もログインしないメールボックスを、Workspaceの管理者がドメイン全体の委任でつなぎます。そのための手順書も用意しています。

support@yourcompany.com

Google Group

チーム全員が購読しているアドレス。メンバーそれぞれに届いた複製ではなく、Group自体のメールを扱います。

Microsoft 365

M365のユーザーメールボックス、または共有メールボックス。Groupに紐づくものも含みます。

Outlook.com

個人向けのOutlookやHotmailのアドレスも、法人向けのものと同じように使えます。

エイリアスからの送信にも対応しているので、返信はお客さまが宛てたアドレスから出ていきます。

すべてが届く場所

メールが、別の場所ではなくなります。

月曜にメールをくださり、木曜に電話をくださったお客さまは、ひとつのリストの、ひとつの物語です。

共有受信トレイ 未対応 5 件
  • Dana Whitfield Re: 歯が欠けました — 今週みていただけますか? 下書き完成 20:42
  • +1 206 ··· ···· 伝言を承りました — 明朝の折り返しをご希望 返信済み 20:41
  • Marcus Reid 当日仕上げのクラウンはやっていますか? 返信済み 19:15
  • billing@northvale.co 請求のお問い合わせ — 3月の明細に相違があります あなた宛て 16:02
  • サイト訪問者 土曜は何時まで開いていますか? 返信済み 15:48

スレッドのリストはひとつ、検索もひとつ、ラベルもひと揃い。ここに並ぶメールの行は、Gmailの中にあるスレッドそのものです。複製ではなく、それを見るためのもうひとつの窓です。

ひとつの受信トレイに、17のチャネル

メールのスレッドが、WhatsApp、SMS、ウェブチャット、進行中の通話と並びます。担当の割り当て、ラベル、ステータス、検索は、そのすべてに共通です。月曜にメールをくださり、木曜に電話をくださったお客さまは、ひとつの物語として読めます。

担当の割り当て · ラベル · ステータス · 全文検索

読むのは、新しい部分だけ

引用された履歴は、エージェントがメッセージを見る前に取り除かれます。GmailとOutlookが英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、中国語で書き込む返信ヘッダーの形を使っています。長いスレッドが、また頭から答えられることはありません。

引用履歴の除去 · 5つの言語系統

自動返信が、火種になりません

不在通知、配信エラーの通知、bot宛てのアドレスは、答えるのではなく認識して破棄します。その後ろに独立した4層があるのは、ここで防いでいるのが、誰も起きていない時間に走り続けるメールループだからです。

4層のループ防止 · 自動応答の検出

長いスレッドは、要約を持ちます

おおよそ8通を超えると、そのスレッドに更新され続ける要約が保たれます。次に開いた人が — エージェントでも人でも — いまの状況から始められます。

スレッドの更新型の要約

下書きは、本物のDraftsフォルダにあります

別のタブにあるレビュー用の待ち行列ではありません。下書きはGmailまたはOutlookの下書きそのものなので、いつも使っているメールアプリから、スマホでも承認できます。

GmailやOutlookの標準の下書き

よくある質問

実際によく聞かれること。

私が見る前にメールを送ってしまいますか?
そう指示したときだけです。チャネルごとに既定のモード — 自動送信、承認待ちの下書き、人のみ — があり、個別のスレッドでそれを上書きできます。多くの方はまずすべてのメールボックスを下書きモードで始め、1週間ぶんの下書きを読み、手を入れなくなったスレッドから緩めていきます。
どんなメールボックスにつなげられますか?
実際によく使われている2つのプロバイダで、6つの形に対応しています。個人のGmailアカウント、Google Workspaceのアカウント、ドメイン全体の委任でつなぐWorkspaceの共有メールボックス、Google Group、Microsoft 365(ユーザーのメールボックスまたは共有メールボックス)、そして個人向けのOutlook.comです。エイリアスからの送信にも対応しているので、返信はあなた個人からではなくsupport@から出ていきます。
同僚がGmailから直接返信したときは、どうなりますか?
同期されます。受信トレイだけでなく送信済みフォルダも見ているので、同僚がGmailで打った返信もこちらのスレッドに現れ、エージェントはその質問がすでに答えられたことを把握します。もう一度答えてしまうことはありません。
不在通知の自動返信と、ループになりませんか?
なりません。自動応答や休暇中の返信は検出して破棄し、お客さまからの問い合わせとしては扱いません。その後ろには、独立した4層のループ防止があります。ここで防いでいるのは、一晩じゅう回り続けるメールループです。
毎回、引用されたスレッド全体を読んでしまいませんか?
読むのは新しい部分だけです。引用された返信履歴は、エージェントが見る前に受信本文から取り除かれます — GmailとOutlookが英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、中国語で書き込む返信ヘッダーも含めてです。12通に伸びたスレッドが、また頭から答え直されることはありません。
とても長いスレッドではどうなりますか?
スレッドがおおよそ8通を超えると、その横に更新され続ける要約が保たれます。エージェントも、次に引き継ぐ人も、1通目からではなく、いま実際にどうなっているかから始められます。

はじめる

サポート用の受信トレイに、向けてみる。

メールの処理は、プランに含まれるクレジットから消費されます。つなぐのは、すでにご契約中のメールボックスそのものです — 新しいアドレスも、転送ルールも要りません。