あなたのsupport@を、AIが読んでいます。
Gmailの共有受信トレイをAIにつなぐとは、すでにお使いのGoogleメールボックスでの読み取りと返信をOmni Octoに許可することです。個人アカウント、Workspaceアカウント、共有メールボックス、Googleグループ、送信元エイリアスのいずれでも構いません。移行するものは何もなく、転送ルールも追加しません。チームはこれまでどおりGmailを使い、AIは同じスレッドの中で働きます。
すでに料金を払っているGoogleアカウントをそのまま使えます。返信と下書きは、プランに含まれるクレジットから消費されます。
あるいは、ひとこと頼むだけ
メールボックスの接続も、頼むだけ。
support@、グループ、エイリアス — どれか言えば、手順を案内します。
Inboxsupport@ を接続
support@ をつないで。共有メールボックスで、誰もサインインしてない。
Workspace管理者の権限で、そのアドレスだけを対象に接続しました。移行は行わず、転送ルールも追加していません。チームはこれまでどおりGmailを使い、私は同じスレッドで動きます。返信の差出人はあなたではなく support@ です。
@Octo いまつながってるメールボックスは？
対応中 🔧(実行中list_email_channels…)
3つです。support@（共有）、bookings@（グループ）、そしてDanaさんのWorkspaceアカウント。すべて正常です。 (edited)
✅ 21件の返信 · 最終返信 22分前
accounts@ も追加して
メール octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto
自分のかたちを探す
Gmailには5つのかたち。実際に持っているものを選んでください。
多くの解説は、パスワードのある普通のアカウントを前提にしています。現実のサポート用受信トレイは、たいてい残り4つのどれかです — そして「メールを接続」のフローは、そこで決まって行き詰まります。
個人のGmail
@gmail.comのアカウントひとつを、サインインして接続します。多くの小規模事業の出発点であり、格下の扱いはしません。
harbourdental@gmail.comGoogle Workspaceアカウント
自社ドメインを、そのメールボックスの持ち主が接続します。流れは個人アカウントと同じで、違うのはドメインだけです。
dana@harbourdental.com共有メールボックス（ドメイン全体の権限委任）
誰もサインインしないsupport@です。Workspaceの管理者が管理コンソールから、その特定のメールボックスへのアクセスを許可します。実際にクリックしていく管理者向けに、お客さま向けの手順書があります。
support@harbourdental.comGoogleグループ
3人に広がっていくアドレスです。グループのメールは、Googleが配信時に付けるList-Idヘッダーから見分けます。だからAIはグループのメールを扱い、監視しているアカウント本人の個人メールには触れません。
frontdesk@harbourdental.com送信元エイリアス
あるアドレスに届いたメールに、別のアドレスから返さなければならない場合です。送信時にエイリアスが尊重されるので、お客さまには自分が書いたアドレスが見えます。
返信元: bookings@harbourdental.com任せ方
つないで、距離を決めて、書いたものを読む。
つなぐ
サインインする、または管理者にメールボックスを許可してもらう。
個人アカウントやWorkspaceアカウントならサインインするだけ。共有メールボックスなら、管理者がそのひとつのアドレスを許可します。どちらの場合も、メールボックスは今ある場所から動きません。
距離を決める
送信するか、下書きにとどめるか、手を出さないか。
メールボックスの既定を、自動送信・承認待ちの下書き・人だけ、のいずれかに設定します。どのスレッドでも後から上書きできるので、これは出発点であって約束ではありません。
いつもの場所で働く
Gmailでも、共有受信トレイでも。どちらも生きています。
下書きはGmailの下書きフォルダに現れます。同僚がGmailから送った返信はこちらに同期されます。これを動かし始めるのに、誰かがメールの返し方を変える必要はありません。
つないだあとにすること
転送ルール付きのロボットではなく、アクセス権を持った同僚のように振る舞います。
同じメールボックス、同じスレッド、同じGmail。違うのは、いくつかにはもう答えが用意してあることだけです。
- Dana Whitfield 歯が欠けました — 今週中に診てもらえますか？かなり痛みます 下書き完成 午後8:42
- Marcus Reid 営業時間 — 土曜の午前は開いていますか？ 返信済み 午後7:15
- billing@northvale 3月の明細 — 4行目に食い違いがあり、相談させてください あなた宛て 午後4:02
- Priya Raman Re: 予約を変更しました — ありがとうございます、その時間で問題ありません 返信済み 午後2:20
移動も転送もコピーもしていません。返信済みのスレッドはこのアドレスから送られ、下書きはこのアカウントの下書きフォルダにあります。請求に関する問い合わせは、意図的に人へ残してあります。
チーム自身の返信も戻ってくる
受信トレイだけでなく送信済みフォルダも監視しています。誰かがGmailから直接お客さまに返信すると、その返信はこちらのスレッドにも現れ、AIはその件から手を引きます。
受信トレイ + 送信済みを監視接続は意図的に生かし続ける
Googleのメールボックス監視は決まった周期で期限が切れるため、静かに失効させず、期限より前に更新します。認可が取り消された場合は、メールが来なくなるだけの状態にはならず、再接続を促すお知らせが出ます。
監視の更新 · 再認証のお知らせGmailのスレッドも、ほかのすべてと同じ場所に
同じ共有受信トレイに、WhatsApp、SMS、ウェブチャット、電話も入ります。担当の割り当ても、ラベルも、横断検索もひとそろいです。
ひとつの受信トレイ · お客さまごとにひとつの履歴よくある質問
実際によく聞かれること。
- うちのGmailはどの種類ですか？
- アドレスが@gmail.comで終わるなら個人アカウントです。自社ドメインで終わるならGoogle Workspaceで、その中でもさらに、誰かがサインインするメールボックス、誰もサインインしない共有メールボックス、複数人に転送されるGoogleグループのいずれかに分かれます。この4種類はすべて接続できますし、そのどれにも送信元エイリアスを重ねられます。
- support@は誰もサインインできません — パスワードすらないのですが、それでも接続できますか？
- できます。それがドメイン全体の権限委任という方法です。Workspaceの管理者が管理コンソールから、その特定のメールボックスへのアクセスを許可します。存在しないパスワードを誰かが知っている必要はありません。作業する管理者向けに、手順を追った説明もご用意しています。
- メールボックスではなくGoogleグループを使っています。それでも動きますか？
- 動きます。グループのメールは、Googleが配信時に付けるList-Idヘッダーから識別します。古いグループ設定のために受信者ヘッダーも予備として見ます。つまり、グループ宛のメールは拾われ、監視しているアカウント本人の個人メールには手を付けません。
- 返信はsupport@から届きますか、それとも私の個人アドレスからですか？
- お客さまが書いてきたアドレスから届きます。送信元エイリアスは尊重されるので、support@に届いたスレッドは、裏側の接続が個人のアカウントであってもsupport@から返信されます。
- 接続が静かに切れてしまったらどうなりますか？
- Gmailのメールボックス監視は決まった周期で期限が切れるため、失効させずに期限前へ自動で更新します。パスワード変更やポリシー変更などでGoogleが実際にアクセスを取り消した場合は、沈黙ではなく再認証のお知らせが届きます。
- Gmailから引っ越す必要はありますか？
- ありません。移行するものはなく、転送ルールも追加せず、チームは今までどおりGmailを使い続けます。同僚がGmailで打った返信はこちらに同期され、こちらで書いた下書きはGmailの下書きフォルダに現れます。
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ほかに任せられる仕事。
すでに料金を払っているGoogleアカウントをそのまま使えます。返信と下書きは、プランに含まれるクレジットから消費されます。