すでに使っているOutlookのメールボックスに、AIを。
Outlook向けのAIメールアシスタントは、Microsoft 365のユーザーメールボックス、共有メールボックス、グループ、または個人向けのOutlook.comアドレスを接続し、その中でお客さまのメールを処理します。自分で送信するのか、本物のOutlookの下書きフォルダに承認待ちの下書きを残すのか、そのスレッドには一切関わらないのかは、あなたが決めます。
すでに料金を払っているMicrosoft 365のテナントをそのまま使えます。返信と下書きは、プランに含まれるクレジットから消費されます。
あるいは、ひとこと頼むだけ
Outlookは、Outlookのままで。
つないで、距離感を決めて、気が変わったらメッセージで変える。
InboxM365の共有メールボックスを接続
enquiries@ をつないで。うちの365テナントの共有メールボックス。
接続しました。共有メールボックスもグループ由来のものも、ここでは一級の扱いで、中途半端な例外ではありません。下書きは実際のOutlookの下書きフォルダに入るので、デスクトップ版にもスマホにも表示されます。
@Octo Halvorsenのスレッド要約して、14通ある
対応中 🔧(実行中summarize_email_thread…)
8月2日に返金要求、クレジットを提案、拒否、エスカレーション。引用履歴は除いてあるので、これが実際のやり取りです。 (edited)
🙏 32件の返信 · 最終返信 6分前
ありがとう、10分浮いた
メール octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto
自分のかたちを探す
お客さまのメールが実際に入っている、Microsoftのメールボックス。
サポートのメールが普通のユーザーメールボックスにあることは、めったにありません。経理も見ている共有メールボックスか、グループか、創業時に使い始めてそのままになっているOutlook.comのアドレスにあります。
Microsoft 365のユーザーメールボックス
テナント上の、名前の付いた普通のアカウント。持ち主本人が接続します。
dana@harbourdental.comM365の共有メールボックス
持ち主もパスワードもなく、何人かで見ているアドレス。サインイン情報をわざわざ作らずに接続できます。
support@harbourdental.comMicrosoft 365グループ
グループに紐づくメールボックスも、半端にしか動かない例外扱いではなく、正面から対応しています。
frontdesk@harbourdental.comOutlook.comとHotmail
個人向けのMicrosoftアドレスも、法人向けと同じ手順で接続でき、そのあとのモードも同じです。
harbourdental@outlook.comMicrosoftとGoogleのメールボックスは、ひとつの共通の仕組みの下にあります — ワークスペースは両方を動かせますし、接続してしまえば振る舞いは同じです。
任せ方
つないで、距離を決めて、書いたものを読む。
つなぐ
テナント上のメールボックスを許可する。
ユーザーメールボックスならサインイン。共有メールボックスやグループは、ありもしないパスワードを前提にせずに許可します。何も移動せず、何も転送しません。
距離を決める
送信するか、下書きにとどめるか、手を出さないか。
まずメールボックスの既定を決めて、どれを自分で先に読みたいか分かってきたらスレッドごとに上書きします。スレッド個別の設定がつねに優先されます。
Outlookからでも、ここからでも承認
下書きは、本物のOutlookの下書きです。
ほかの下書きと同じようにスマホのOutlookで開いてもいいですし、共有受信トレイで「編集」「承認して送信」「破棄」を使っても構いません。承認するとプロバイダ側の下書きが更新されて送信されるので、行き場のないコピーが溜まりません。
動き続ける部分
メール連携は静かに壊れるものです。これは、そうならないように作られています。
その前にまず大事なこと。下書きはあなた自身のOutlookの下書きフォルダに届き、しかもそれは本物のOutlookの下書きです。
Marcus様
木曜の午前はまだ空いております。仮に9時から12時の枠でお取りしました。ドライバーが到着の20分ほど前にお電話いたします。
午後のほうがご都合よろしければ、ご返信いただければ変更いたします。
Northvale
スマホでOutlookを開けば、自分で書きかけた下書きとまったく同じ場所、下書きフォルダに入っています。承認するとその同じ下書きが更新されて送信されるので、フォルダが行き場のないコピーで埋まることはありません。
期限が切れるずっと前に更新される
Microsoftはメールのサブスクリプションを約70時間で打ち切ります。更新は12時間ごとに走り、意図的にその上限のずっと内側に収めています。さらに、届いた通知は毎回、サブスクリプション作成時に設定したシークレットと照合して検証します。
12時間ごとに更新 · 検証済みの通知受信トレイと送信済み、どちらも監視
誰かがOutlookに直接打ち込んだ返信は、こちらのスレッドにも同期されます。だから共有受信トレイにはお客さまが実際に受け取ったものが映り、AIが決着済みの質問に答えることもありません。
INBOX + SENTを購読Outlookのスレッドが、ほかのすべてのチャネルの隣に
同じ受信トレイがWhatsApp、SMS、ウェブチャット、通話中の電話まで運びます。担当の割り当て、ラベル、ステータス、検索も共通です — お客さまが4つに割れず、ひとつの履歴になります。
ひとつの受信トレイ · お客さまごとにひとつの履歴よくある質問
実際によく聞かれること。
- Microsoft 365の共有メールボックスでも使えますか？
- 使えます — 誰もサインインしない共有メールボックス（グループに紐づくものを含む）でも、通常のユーザーメールボックスでも大丈夫です。個人向けのOutlook.comやHotmailのアドレスも接続できます。
- 下書きはOutlook自体にも表示されますか？
- されます。返信の下書きは、そのメールボックスに本物の下書きとして作成されるので、ウェブ版でも、デスクトップ版でも、モバイルアプリでも見られます。承認するとその同じ下書きが更新されて送信されるため、行き場のないコピーがフォルダに溜まることはありません。
- チームの誰かがOutlookから直接返信しました。それに気づきますか？
- 気づきます。受信トレイだけでなく送信済みフォルダも購読しているので、Outlookで打った返信はこちらのスレッドに現れ、AIはそのお客さまにはもう返答済みだと分かります。
- Microsoftはメールのサブスクリプションを期限切れにします。ある日突然止まりませんか？
- Graphのメールサブスクリプションには約70時間という上限があります。期限切れを待たず、その枠の十分内側にあたる12時間ごとに更新しています。また、届く通知はすべて、サブスクリプション作成時に決めたシークレットと照合して検証します。
- OutlookとGmailを同時に使えますか？
- 使えます。2つのプロバイダはひとつの共通の仕組みの下にあるので、ワークスペースにMicrosoftとGoogleのメールボックスを並べて接続でき、接続後の振る舞いは同じです — 同じモード、同じ下書き、同じ受信トレイです。
- チームの働き方を変える必要はありますか？
- ありません。移行も、転送ルールも、お客さまに覚えてもらう新しいアドレスも不要です。Outlookはそのままの場所にあり、AIはすでにあるスレッドの中で働きます。
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