メール自動化
6種類のメールボックス、3つの返信モード、ひとつの受信トレイ。
メールの機能は、あなたがすでに持っているメールボックス — GoogleでもMicrosoftでも、個人用でも共有でも — を接続し、その内側からお客さまのメールを処理します。距離の取り方は、メールボックスごと、スレッドごとにあなたが決めます。移すものは何もなく、転送ルールも追加しません。
Danaさま、
歯の件、たいへんでしたね — まさにこうしたときのために当週の枠を空けてあります。いただいたご連絡は受付に申し送り、今朝のうちに折り返しお電話いたします。
ハーバー歯科クリニック
この下書きは本物のGmailの下書きで、あなたが普段スマートフォンで見ている下書きフォルダに入っています。承認すると、その同じ下書きが更新されて送信されます。
あるいは、ひとこと頼むだけ
メールボックスの振る舞いを、メールで変える。
モード、下書き、スレッドの状態 — いま開いているアプリの中から。
Inboxsupport@ を下書き承認制に切り替え
support@ は今週いっぱい下書きにして。送る前に全部読みたい。
完了しました。返信は作成のうえ実際の下書きフォルダに残るので、スマホからも見られます。現在6件が待機中です。個々のスレッドでは、どちら向きにもこの設定を上書きできます。
@Octo Kepler Ltd からの請求書の質問に返信を下書きして
対応中 🔧(実行中draft_email_reply…)
bookings@ の署名で下書きしました。下書きフォルダにあります。そちらでも、ここでも承認できます。 (edited)
👍 23件の返信 · 最終返信 8分前
承認。あと bookings@ は自動送信に戻して
メール octo@agent.omniocto.com · WhatsApp 1-MAN-ASK-OCTO · Slack #omniocto
- 個人のGmail
- @gmail.comのアカウント1つを、サインインするだけで接続します。多くの小さな事業者が実際に使っているアカウントを、正式な対象として扱います。
- Google Workspace
- Workspace上の独自ドメイン。メールボックスの持ち主本人が接続します。
- 送信者エイリアス
- support@に届いたスレッドには、裏側の接続が個人のアカウントであってもsupport@から返信します。
- Google Groups
- グループ宛のメールは、Googleが配信時に付けるList-Idヘッダーで見分けます。グループのメールだけを処理し、見張り役になっている人の個人メールには手を触れません。
- Microsoft 365
- あなたのテナント上のユーザーメールボックスを、その持ち主が接続します。
- Outlook.com
- 個人向けのOutlookやHotmailのアドレスも、法人向けと同じやり方で接続できます。
- 自動モード
- 返信はすぐに送信されます。できれば目にしたくないメールのために。やり取りはすべて受信トレイに残るので、あとから読めます。
- 承認待ちの下書きモード
- 返信を作成して、人のために残します。誰かが送信を押すまで、お客さまには何も届きません。
- 人だけで対応するモード
- そのスレッドではAIはいっさい動きません。それでも共有受信トレイに届き、ほかと同じように担当が割り当てられ、ラベルが付きます。
- スレッドごとのモード上書き
- モードはメールボックスの既定値で、どのスレッドでも両方向に上書きできます。スレッド自身の選択がつねに優先されます。
- 本物の下書きフォルダに入る下書き
- 下書きはGmailやOutlook自身の下書きAPIで作られるので、スマートフォンのメールアプリにもそのまま入っています。承認するとその同じ下書きが更新されて送信され、取り残しは生まれません。
- 承認・編集・破棄 — 二重送信を防ぐ
- 承認は、メッセージがまだ下書きのあいだしか受け付けません。二度目のクリックも、古いタブも、再送されたリクエストも、同じ返信を二度送ることはできません。
- 同僚の返信の同期
- 受信トレイだけでなく送信済みも見ているので、GmailやOutlookで直接打った返信もここのスレッドに反映され、エージェントはその対応をやめます。
- 全員返信でも崩れないスレッド処理
- スレッドの扱いは推測ではなくメールの標準に従うので、返信は届くべき相手に届き、会話はつながったままになります。
- 5言語での引用文の除去
- エージェントが読む前に引用の履歴を取り除きます。GmailやOutlookが英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、中国語で書き出す返信ヘッダーにも対応します。12通のスレッドに、いちばん上だけを見て返信することはありません。
- 双方向の添付ファイル
- 添付ファイルは25MBまで、受け取ることも送ることもできます。黙って捨てられることはありません。
- 変数付きの定型返信
- 連絡先の変数が埋まる保存済みの返信。毎週のように送っている答えのために。
- チャネルごとの署名
- 接続した各メールボックスがそれぞれの署名を持つので、support@とbookings@が同じ署名で終わることはありません。
- スレッドの継続的な要約
- メッセージがおおよそ8通を超えると、スレッド上に要約が保たれます。次に開いた人は、いまどうなっているかから読み始められます。
- 連絡先の自動補完付きの新規作成
- 共有受信トレイから新しいスレッドを始められます。宛先の欄では連絡先が自動補完されます。
- 自動応答とループの遮断
- 不在通知、配信不能の通知、ボットのアドレスは、返信せずに見分けて落とします。背後には独立した4つの層のループ防止があります。
- 接続状態の見張り
- メールボックスの監視は期限が来る前に更新され、失効したままにはなりません。認可が取り消された場合は、沈黙ではなく確認の通知が上がります。
これが支えるもの